Arbeitszeiterfassung: Pflicht seit 2022, Stand des neuen Gesetzes

Die Antwort in Kürze

Woher kommt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Am 14. Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof in der Rechtssache C-55/18 (CCOO). Die Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten. Damit soll sich die tägliche Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers messen lassen.[2] Nur so lässt sich prüfen, ob Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten eingehalten werden.

Deutschland hat dazu bisher kein eigenes Gesetz erlassen. Das Bundesarbeitsgericht hat die Lücke am 13. September 2022 geschlossen (Az. 1 ABR 22/21). Es legt § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz im Licht des EuGH-Urteils aus. Danach sind Arbeitgeber verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer zu erfassen.[1] Die Pflicht gilt seitdem, ohne Übergangsfrist.

Schon vorher gab es eine engere Pflicht. Nach § 16 Abs. 2 ArbZG muss der Arbeitgeber die Arbeitszeit aufzeichnen, die über acht Stunden am Werktag hinausgeht. Diese Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.[3]

Was steht im Gesetzentwurf zum Arbeitszeitgesetz 2026?

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat im Juni 2026 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes erstellt. Berichtet wird über eine Fassung vom 18. Juni 2026.[5] Nach diesen Berichten sieht der Entwurf vor:

• Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sind grundsätzlich elektronisch und am selben Tag zu erfassen.
• Für Betriebe mit weniger als 250 Arbeitnehmern gilt eine Übergangsfrist von zwei Jahren, unter 50 Arbeitnehmern von fünf Jahren.
• Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten müssen aufzeichnen, aber nicht elektronisch.
• Arbeitnehmer oder Dritte dürfen die Erfassung übernehmen. Verantwortlich bleibt der Arbeitgeber.
• Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich.
• Eine wöchentliche statt tägliche Höchstarbeitszeit soll es nur für Betriebe mit Tarifvertrag geben.
• Geplantes Inkrafttreten: 1. Januar 2027.

Wichtig: Das ist kein geltendes Recht. Ein Referentenentwurf ist der erste Schritt. Es folgen die Abstimmung der Ministerien, der Kabinettsbeschluss und das Verfahren im Bundestag. Laut Presseberichten hat das Ministerium die Fassung als interne Arbeitsversion bezeichnet. Einen Kabinettsbeschluss haben wir bis zum 8. Oktober 2026 nicht gefunden.[5] Inhalt und Termin können sich noch ändern. Schon 2023 gab es einen ähnlichen Referentenentwurf, der nie Gesetz wurde.[6] Wir aktualisieren diese Seite, sobald es Neues gibt.

Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für Kleinbetriebe?

Ja. Der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts nennt keine Mindestzahl an Beschäftigten.[1] Eine Kanzlei mit einer angestellten Fachkraft muss deren Arbeitszeit genauso erfassen wie ein Konzern.

Die Ausnahme für Betriebe bis zehn Beschäftigte steht nur im Entwurf. Sie würde außerdem nur die Form betreffen. Erfassen müssten auch diese Betriebe weiter, nur eben auf Papier oder in einer Tabelle.[5]

Eine echte Ausnahme gibt es schon heute: Das Arbeitszeitgesetz gilt nicht für leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 Betriebsverfassungsgesetz und für Chefärzte (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG).[3] Wer Inhaber oder Partner ist, ist kein Arbeitnehmer. Für ihn gilt die Pflicht nicht.

Ist Vertrauensarbeitszeit noch erlaubt?

Ja. Vertrauensarbeitszeit heißt: Der Arbeitgeber kontrolliert nicht, wann jemand arbeitet. Das bleibt zulässig. Die Zeit muss aber trotzdem erfasst werden. Der Arbeitgeber kann diese Aufgabe den Beschäftigten übertragen. Er muss dann sicherstellen, dass die Erfassung stattfindet und Verstöße gegen Höchstarbeitszeit und Ruhezeit auffallen. So sieht es auch der aktuelle Entwurf vor.[5]

Welche Grenzen gelten nach dem Arbeitszeitgesetz?

Die Erfassung dient dem Arbeitsschutz. Sie soll zeigen, dass diese drei Grenzen eingehalten werden:

Werktage sind Montag bis Samstag. Wer also an fünf Tagen arbeitet, kommt mit 8 Stunden am Tag auf 40 Stunden in der Woche. Das Gesetz erlaubt bis zu 48 Stunden, verteilt auf sechs Werktage.

Was droht, wenn nicht erfasst wird?

Wer Arbeitnehmer über die Grenzen der §§ 3 bis 5 ArbZG hinaus beschäftigt, handelt ordnungswidrig. Das gilt auch, wenn die Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 fehlen. Die Geldbuße beträgt bis zu 30.000 Euro (§ 22 ArbZG).[3]

Für die allgemeine Pflicht aus dem BAG-Beschluss gibt es heute kein direktes Bußgeld. Die Arbeitsschutzbehörde kann aber eine Anordnung erlassen. Wer dieser nicht folgt, riskiert ebenfalls bis zu 30.000 Euro (§ 22 Abs. 3, § 25 ArbSchG).[4] Dazu kommt ein praktisches Risiko: Ohne Aufzeichnungen lässt sich im Streit um Überstunden kaum etwas belegen.

Arbeitszeit oder Mandantenzeit: Wo ist der Unterschied?

In Kanzleien und Büros werden zwei Arten von Zeit erfasst. Sie haben verschiedene Zwecke und sollten getrennt bleiben.

Ein Beispiel: Eine Fachkraft ist von 8 bis 17 Uhr im Büro und macht 45 Minuten Pause. Ihre Arbeitszeit ist 8 Stunden 15 Minuten. Davon sind vielleicht 6 Stunden einem Mandanten zuzuordnen. Der Rest ist Organisation, Fortbildung oder interne Arbeit. Die Arbeitszeiterfassung ersetzt also keine Leistungserfassung, und umgekehrt. Wie Sie aus Mandantenzeit eine Gebühr berechnen, zeigen unsere Gebührenrechner für StBVV, RVG, HOAI und JVEG.

Checkliste für Ihr Büro

• Für jeden Arbeitnehmer Beginn, Ende und Pausen jeden Tag erfassen.
• Festlegen, wer erfasst: der Arbeitnehmer selbst oder das Büro. Schriftlich regeln.
• Monatlich prüfen, ob §§ 3 bis 5 ArbZG eingehalten wurden.
• Korrekturen nachvollziehbar machen, nicht still überschreiben.
• Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG).
• Mandantenzeiten getrennt davon für die Abrechnung führen.
• Den Stand des Gesetzentwurfs im Blick behalten, vor allem die elektronische Form.