DATEV-Export für Rechnungen: Was der Steuerberater braucht

Was ist ein DATEV-Buchungsstapel?

DATEV beschreibt für den Datenaustausch das „DATEV-Format“. Programme anderer Hersteller schreiben damit Dateien, die DATEV Rechnungswesen einlesen kann.[1] Für Buchungen heißt die Datei Buchungsstapel. Sie ist so aufgebaut:

• Zeile 1, Kopfsatz: beginnt mit „EXTF“ für Dateien externer Programme. Danach folgen Versionsnummer, Datenkategorie 21 für den Buchungsstapel, Formatname, Formatversion und die Angaben zu Berater, Mandant und Zeitraum.[2]
• Zeile 2: die Spaltenüberschriften.
• Ab Zeile 3: eine Buchung je Zeile.

Die Felder sind durch Semikolon getrennt, Texte stehen in Anführungszeichen. Beträge haben ein Dezimalkomma und kein Vorzeichen. Ob Soll oder Haben, steht in einer eigenen Spalte.[2] Ein gekürzter Kopfsatz aus einem öffentlichen Beispiel:[3]

"EXTF";700;21;"Buchungsstapel";13;20180306102500000;;"XY";…;1001;456;20180101;4;20180201;20180228;"Beispiel-Buchungen";;1;;0;"EUR";…

Hier ist 1001 die Beraternummer, 456 die Mandantennummer, 20180101 der Beginn des Wirtschaftsjahres und 4 die Sachkontenlänge. Danach folgen der Zeitraum, die Bezeichnung und das Feld Festschreibung, hier 0.

Welche Angaben brauche ich vom Steuerberater?

Fragen Sie Ihren Steuerberater einmal nach diesen Werten. Sie ändern sich selten.

Welche Erlöskonten gelten in SKR 03 und SKR 04?

Die Standardkonten für Umsatzerlöse sind in beiden Kontenrahmen Automatikkonten. DATEV rechnet die Umsatzsteuer aus dem Bruttobetrag dann selbst heraus.[4]

Für Kleinunternehmer gibt es nach der Reform des § 19 UStG neue Konten. Die bisherigen Konten 8195 und 4185 tragen jetzt den Zusatz „alte Fassung“. Ab welchem Jahr Ihr Steuerberater die neuen Konten nutzt, klären Sie am besten mit ihm.[5] Bei einer Sachkontenlänge von 5 hängt DATEV eine Null an (8400 wird 84000), und die Debitoren bekommen eine Stelle mehr. Nutzt Ihr Steuerberater eigene Erlöskonten, etwa getrennt nach Leistungsart, tragen Sie diese ein. Bei einem Konto ohne Automatik gehört ein Steuerschlüssel in die Spalte BU-Schlüssel.

Sammeldebitor oder ein Konto je Kunde?

Beim Sammeldebitor landen alle Rechnungen auf einem Konto, zum Beispiel 10000. Das ist einfach, zeigt aber nicht, welcher Kunde wie viel schuldet.

Mit Personenkonten bekommt jeder Kunde eine eigene Debitorennummer. Der Steuerberater sieht dann die offenen Posten je Kunde. Dafür gibt es eine zweite Datei im DATEV-Format mit den Stammdaten der Debitoren: Name, Anschrift, USt-IdNr. Sie wird vor dem Buchungsstapel eingelesen.[2] Wichtig ist, dass ein Kunde seine Nummer behält. Sonst entstehen beim nächsten Export doppelte Konten.

Wie sieht eine Rechnung im Buchungsstapel aus?

Eine Rechnung über 2.380,00 Euro brutto an den Kunden mit Debitor 10017, Erlöse 19 % im SKR 03:

Die Rechnungsnummer in Belegfeld 1 ist wichtig. Über sie ordnet DATEV später die Zahlung dem offenen Posten zu.[2] Der Buchungstext darf höchstens 60 Zeichen lang sein. Das Jahr fehlt im Belegdatum, es ergibt sich aus dem Zeitraum im Kopfsatz. Deshalb darf ein Stapel nicht über das Ende des Wirtschaftsjahres hinausgehen.

Was bedeutet Festschreibung?

Festgeschriebene Buchungen lassen sich in DATEV nicht mehr ändern. Das dient der Unveränderbarkeit, die die GoBD verlangen.[6] Im Kopfsatz steht dafür ein eigenes Feld: 1 heißt festschreiben, 0 heißt nicht festschreiben.[2]

Viele Steuerberater wollen den Stapel erst prüfen und dann selbst festschreiben. Exportieren Sie deshalb ohne Festschreibung, wenn nichts anderes vereinbart ist. Für Ihre eigene Buchführung ändert das nichts: Die Rechnung selbst muss in Ihrem Programm ohnehin unveränderbar sein. Mehr dazu im Ratgeber zur GoBD-Verfahrensdokumentation.

Wie liest der Steuerberater die Datei ein?

Der Steuerberater öffnet Ihren Mandanten in DATEV Rechnungswesen und liest die Datei über die Stapelverarbeitung ein. DATEV erkennt das Format am Kopfsatz. Gibt es eine Datei mit Debitoren, kommt sie zuerst. Danach liegt der Stapel zur Prüfung bereit, bevor er gebucht wird. Schicken Sie die Datei so, wie Sie es mit der Kanzlei vereinbart haben, etwa per verschlüsselter E-Mail oder über ein Upload-Portal der Kanzlei.

Typische Fehler beim DATEV-Export

• Zeitraum über den Jahreswechsel. Ein Stapel gehört zu genau einem Wirtschaftsjahr.
• Falscher Kontenrahmen. 8400 ist im SKR 04 kein Erlöskonto.
• Doppelter Import. Exportieren Sie jeden Zeitraum nur einmal, oder sprechen Sie Korrekturen ab.
• Storno als gelöschte Rechnung. Eine Stornorechnung wird als eigene Buchung übergeben, nicht weggelassen.
• Zeichensatz. DATEV erwartet Windows-1252. Umlaute aus einer UTF-8-Datei werden sonst falsch angezeigt.

Zahlungseingänge stehen nicht im Rechnungsstapel. Die bucht der Steuerberater aus dem Kontoauszug. Auch die PDF der Rechnung ist nicht enthalten. Sie geht getrennt an den Steuerberater, etwa über DATEV Unternehmen online oder per Ablage.

Checkliste vor dem ersten Export

• Beraternummer, Mandantennummer, Wirtschaftsjahr, Kontenrahmen und Sachkontenlänge erfragen.
• Klären: Sammeldebitor oder Konto je Kunde, und ab welcher Nummer.
• Klären: welche Erlöskonten und ob festgeschrieben wird.
• Zuerst einen kurzen Zeitraum testen, etwa einen Monat.
• Den Rhythmus festlegen, etwa monatlich zur Umsatzsteuer-Voranmeldung.