GoBD-Verfahrensdokumentation: Aufbau, Inhalt und Aufbewahrung

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Die GoBD sind die Regeln der Finanzverwaltung für Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Nach Rz. 151 muss für jedes Datenverarbeitungssystem eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein. Aus ihr müssen Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens vollständig und schlüssig hervorgehen.[1]

Ein sachverständiger Dritter, etwa ein Betriebsprüfer, soll damit in angemessener Zeit verstehen, wie aus einem Beleg eine Buchung wird. Fehlt die Dokumentation oder ist sie unvollständig, ist das allein noch kein Grund, die Buchführung zu verwerfen. Das gilt, solange die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht leiden (Rz. 155).[1] In der Praxis ist eine fehlende Dokumentation aber ein schlechter Start in jede Prüfung.

Welche Fassung der GoBD gilt 2026?

Grundlage ist das BMF-Schreiben vom 28. November 2019. Es wurde zweimal geändert:

Eine spätere Änderung haben wir bis zum 8. Oktober 2026 nicht gefunden. Wenn Ihre Verfahrensdokumentation älter als Juli 2025 ist, prüfen Sie den Teil zu eingehenden und ausgehenden E-Rechnungen.

Wer braucht eine Verfahrensdokumentation?

Jeder, der steuerliche Bücher oder Aufzeichnungen führen muss und dafür IT nutzt. Die GoBD gelten nicht nur für bilanzierende Unternehmen. Sie gelten auch für Freiberufler mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung, also auch für Kanzleien und Ingenieurbüros. Schon ein Rechnungsprogramm und ein Ordner mit PDF-Belegen sind ein solches System.

Verantwortlich ist der Steuerpflichtige selbst. Das gilt auch, wenn Teile der Buchführung beim Steuerberater liegen. Die Dokumentation muss dann auch beschreiben, was der Steuerberater übernimmt und wie die Belege zu ihm kommen.

Wie ist eine Verfahrensdokumentation aufgebaut?

Rz. 153 der GoBD nennt vier Bestandteile:[1]

Dazu kommt das interne Kontrollsystem (IKS, Rz. 100 bis 102). Es beschreibt, mit welchen Kontrollen Fehler und Manipulationen verhindert werden. Beispiele sind Zugriffsrechte, das Vier-Augen-Prinzip und Abstimmungen.

Das AWV-Muster als Vorlage

Eine verbreitete Vorlage ist die „Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage“ der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV), Version 1.0 vom 19. Oktober 2015. Sie ist kostenlos als PDF und Word-Datei erhältlich.[5] Ihre Gliederung:

1. Vorbemerkungen zur Verfahrensdokumentation
2. Zielsetzung und Überblick: Anwendungsbereich, Unternehmen, rechtliche Grundlagen, Unterlagen mit Belegfunktion, Einweisung, Abgrenzung
3. Organisation und Sicherheit: Hard- und Software, Zuständigkeiten, Organisation und IKS, Datenschutz
4. Verfahren und Maßnahmen: getrennt für Papierbelege, gescannte Belege und digitale Belege, jeweils vom Posteingang bis zur Vernichtung
5. Mitgeltende Unterlagen
6. Änderungshistorie
7. Glossar

Das Muster stammt aus der Zeit vor der E-Rechnung. Ergänzen Sie daher, wie Sie E-Rechnungen empfangen, prüfen und als XML aufbewahren. Wer Papierbelege nach dem Scannen vernichten will, braucht zusätzlich eine Dokumentation zum ersetzenden Scannen. Dafür gibt es ein Muster von Bundessteuerberaterkammer und DStV.[6]

Was muss konkret hinein? Eine Checkliste

• Welche Programme Sie nutzen, mit Versionsnummer und Zeitraum.
• Wer welche Aufgabe hat: Rechnungen schreiben, Belege ablegen, Zahlungen prüfen.
• Wie Eingangsrechnungen ankommen, geprüft und abgelegt werden.
• Wie Ausgangsrechnungen entstehen, wie die Nummern vergeben werden und wie korrigiert wird.
• Wo die Daten liegen und wie sie vor Änderung und Verlust geschützt sind.
• Wie oft gesichert wird, wo die Sicherung liegt und wann zuletzt eine Wiederherstellung getestet wurde.
• Wie die Daten an den Steuerberater gehen, etwa als DATEV-Datei.
• Wie Sie dem Prüfer Daten bereitstellen (Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO).
• Welche Kontrollen es gibt (IKS).
• Versionsstand und Datum jeder Fassung, mit einer Änderungshistorie.

Was heißt Unveränderbarkeit?

§ 146 Abs. 4 AO verbietet, eine Buchung oder Aufzeichnung so zu ändern, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.[4] Die GoBD übertragen das auf IT-Systeme (Rz. 58 bis 60 und 107 bis 112). Änderungen sind erlaubt, aber sie müssen erkennbar bleiben. Das Original darf nicht verschwinden.[1]

Für Rechnungen heißt das in der Praxis:

• Eine versendete Rechnung wird nicht bearbeitet und nicht gelöscht. Korrigiert wird mit einer Stornorechnung und einer neuen Rechnung.
• Rechnungsnummern sind fortlaufend und einmalig (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG).[7]
• Änderungen an Stammdaten verändern alte Rechnungen nicht.
• Ein Änderungsprotokoll zeigt, wer wann was geändert hat.

Eine einfache Ablage in einem Ordner auf der Festplatte reicht dafür nach Rz. 110 nicht ohne weitere Maßnahmen.[1] Dort lassen sich Dateien unbemerkt ersetzen. Die Verfahrensdokumentation muss beschreiben, wie Sie das verhindern oder erkennbar machen.

Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz gilt für Buchungsbelege eine kürzere Frist. Die Änderung gilt seit 1. Januar 2025 für alle Belege, deren alte Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war.[4][9]

Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Eine Rechnung vom März 2026 darf also frühestens Anfang 2035 vernichtet werden. Die Frist läuft länger, solange die Festsetzungsfrist für die Steuer noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 AO).[4]

Die Verfahrensdokumentation selbst zählt zu den Organisationsunterlagen. Jede Fassung ist so lange aufzubewahren, wie die Unterlagen aufbewahrt werden müssen, die sie erklärt (Rz. 154).[1] Berufsrecht kann mehr verlangen. Steuerberater müssen Handakten zehn Jahre aufbewahren (§ 66 StBerG), Rechtsanwälte sechs Jahre (§ 50 BRAO).

Wie oft muss die Dokumentation aktualisiert werden?

Immer dann, wenn sich das Verfahren ändert. Das ist etwa der Fall bei einem neuen Programm, einem neuen Steuerberater, dem Wechsel auf E-Rechnung oder einem neuen Sicherungsweg. Die alten Fassungen bleiben erhalten. Änderungen müssen versioniert und nachvollziehbar sein (Rz. 154).[1] Ein fester Termin, etwa einmal im Jahr zum Jahresabschluss, hilft, das nicht zu vergessen.