E-Rechnung-Pflicht 2027 und 2028: was Kanzleien und Freiberufler tun müssen

Die Fristen auf einen Blick

Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmern, die beide in Deutschland ansässig sind.[1] Maßgeblich ist, wann Sie die Leistung ausgeführt haben. Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG.[2]

Für Unternehmer, die schon heute ein EDI-Verfahren nutzen, gilt eine eigene Frist bis Ende 2027.[2] Für Kanzleien und Freiberufler spielt das selten eine Rolle.

Was ist eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes?

Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Sie muss eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.[1] Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder mit dem Empfänger vereinbart sein.[1]

Ein normales PDF ist deshalb keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt. Das Gesetz nennt so etwas „sonstige Rechnung“, genau wie eine Papierrechnung.[6] In Deutschland üblich sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Bei ZUGFeRD zählen die Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht.[6] Die Unterschiede erklären wir im Ratgeber ZUGFeRD oder XRechnung.

Für wen gilt die E-Rechnung-Pflicht?

Die Pflicht trifft jeden Unternehmer, der an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen leistet, wenn beide im Inland ansässig sind.[1] Unternehmer ist, wer selbständig eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit ausübt. Dazu gehören ausdrücklich auch Freiberufler.[6]

Ob Ihr Kunde eine GmbH, ein Einzelunternehmen oder eine Arztpraxis ist, spielt keine Rolle. Die Pflicht gilt auch, wenn der Empfänger selbst Kleinunternehmer ist oder nur steuerfreie Umsätze hat.[7]

Empfang: seit 2025 für alle

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausnahmen gibt es dafür nicht, auch nicht für Kleinunternehmer.[6] Ein E-Mail-Postfach genügt.[6] Sie brauchen aber ein Programm, das die XML-Datei lesbar macht. Die Finanzverwaltung bietet dafür einen kostenlosen Viewer unter e-rechnung.elster.de an.[6]

2027: die Grenze von 800.000 Euro

Für das Jahr 2027 kommt es auf Ihren Gesamtumsatz im Vorjahr an, also 2026. Lag er bei höchstens 800.000 Euro, dürfen Sie 2027 noch sonstige Rechnungen schreiben.[2] Der Gesamtumsatz wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet, bestimmte steuerfreie Umsätze werden abgezogen.[3] Entgelt ist der Betrag ohne Umsatzsteuer.[13]

Viele Einzelkanzleien und Freiberufler liegen unter dieser Grenze. Größere Steuerberatungs- und Anwaltskanzleien liegen oft darüber. Für sie beginnt die Pflicht am 1. Januar 2027.

2028: Pflicht für fast alle

Ab dem 1. Januar 2028 laufen die Übergangsregeln aus. Dann müssen Sie Rechnungen an inländische Firmenkunden als E-Rechnung ausstellen, unabhängig vom Umsatz.[2][6]

Welche Ausnahmen gibt es?

Die Pflicht greift nur, wenn das Umsatzsteuerrecht überhaupt eine Rechnung verlangt. Für diese Fälle dürfen Sie auch ab 2028 eine sonstige Rechnung schreiben:[6]

Wichtig für Kleinunternehmer: Die Ausnahme gilt nur fürs Ausstellen. Empfangen müssen auch Sie E-Rechnungen können.[6] Wechseln Sie zur Regelbesteuerung, gilt ab dann die Pflicht.[6] Freiwillig dürfen Sie jederzeit E-Rechnungen schicken, dafür brauchen Sie keine Zustimmung.[7]

Rechnungen an Behörden

Rechnungen an Behörden folgen eigenen Regeln. Beim Bund gilt die E-Rechnungsverordnung. Danach müssen Sie elektronisch abrechnen, außer bei Direktaufträgen bis 1.000 Euro.[10] Dafür brauchen Sie meist eine Leitweg-ID des Auftraggebers.[6]

Was gilt für Steuerberater, Rechtsanwälte und Freiberufler?

Für Kanzleien gilt nichts Besonderes. Entscheidend ist, wer Ihr Mandant ist.

• Mandant ist Unternehmer: Die Rechnung für sein Unternehmen ist ab dem jeweiligen Stichtag eine E-Rechnung. Das betrifft etwa die Buchhaltung für eine GmbH oder die Vertragsprüfung für einen Handwerksbetrieb.
• Mandant ist Verbraucher: Die Rechnung bleibt wie bisher, zum Beispiel als Papier oder PDF.[9] Das betrifft etwa die private Einkommensteuererklärung oder ein Mietrechtsmandat.
• Mandant ist eine Behörde: Hier gelten die Vorgaben der öffentlichen Hand, meist XRechnung mit Leitweg-ID.[6][10]

Rechnungen von Anwälten und Steuerberatern müssen außerdem dem Gebührenrecht folgen. Die Berechnung nach § 10 RVG und § 9 StBVV bedarf der Textform und nennt Gebühren, Gebührentatbestand und angewandte Vorschriften.[11][12] Diese Angaben stehen weiterhin in den Rechnungspositionen. Für die Abrechnung nach Zeit gilt: Den Stundennachweis dürfen Sie als PDF-Anhang in die E-Rechnung legen. Die Leistung selbst muss aber im strukturierten Teil eindeutig beschrieben sein.[6]

Abschlagsrechnungen und Vorschussrechnungen, die Sie vor Ihrem Stichtag stellen, müssen keine E-Rechnung sein. Das gilt auch, wenn Leistung und Zahlung erst danach kommen.[6] In der Schlussrechnung dürfen Sie die gezahlten Abschläge in einem Anhang abziehen, wenn der strukturierte Teil darauf hinweist.[6]

Auch die Verschwiegenheit bleibt Pflicht. Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Versandweg vor, Sie wählen ihn mit dem Mandanten.[6] Die Bundessteuerberaterkammer empfiehlt, beim Versand auf Schutz vor Manipulation und auf den Datenschutz zu achten.[8]

Was passiert, wenn die E-Rechnung fehlerhaft ist?

Das BMF unterscheidet zwei Arten von Fehlern.[7] Ein Formatfehler liegt vor, wenn die Datei nicht der zulässigen Syntax entspricht. Dann ist sie keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Ein Geschäftsregelfehler liegt vor, wenn Angaben fehlen oder sich widersprechen. Betrifft er eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß. Betrifft er eine andere Angabe, etwa ein leeres Feld für die Käuferreferenz, ist das umsatzsteuerlich unbeachtlich.[7]

Eine Prüfung mit einem Validator ist nicht Pflicht, das BMF hält sie aber für sinnvoll.[6] Wie das geht, steht im Ratgeber E-Rechnung erstellen.

Was Sie jetzt tun sollten

1. Empfang prüfen. Legen Sie fest, an welches Postfach E-Rechnungen gehen und mit welchem Programm Sie sie lesen.
2. Umsatz 2026 ermitteln. Liegt er über 800.000 Euro, beginnt Ihre Pflicht am 1. Januar 2027.[2]
3. Kunden einteilen. Markieren Sie, wer Unternehmer, Verbraucher oder Behörde ist.
4. Stammdaten ergänzen. Sie brauchen vollständige Anschriften, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. und bei Behörden die Leitweg-ID.
5. Software umstellen. Sie muss ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen. Schicken Sie eine Testrechnung an einen Stammkunden.
6. Archiv klären. E-Rechnungen bewahren Sie acht Jahre auf, und zwar den strukturierten Teil unverändert.[6]

Dieser Ratgeber gilt für Deutschland. Österreich und die Schweiz haben eigene Regeln zur E-Rechnung.