Leitweg-ID: was das ist, wo Sie sie bekommen und wie sie aussieht

Wozu dient die Leitweg-ID?

Behörden empfangen E-Rechnungen über zentrale Portale. Von dort muss jede Rechnung an die richtige Stelle weiterlaufen, etwa an ein bestimmtes Amt oder Referat. Genau dafür ist die Leitweg-ID da. Sie adressiert die Rechnung und leitet sie an die Systeme der zuständigen Verwaltungseinheit weiter.[1]

Bund und Länder haben sich auf ein einheitliches Format geeinigt. Die Spezifikation pflegt die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Vergeben werden die einzelnen IDs von Bund und Ländern.[1]

Wer braucht eine Leitweg-ID?

Nur wer Rechnungen an Behörden schreibt. Das BMF stellt klar: Zwischen Unternehmen wird grundsätzlich keine Leitweg-ID benötigt. Sie ist nur nötig, wenn die E-Rechnung an eine Behörde geht.[3]

Die Leitweg-ID gehört immer dem Empfänger, nicht Ihnen. Sie beantragen also keine eigene Leitweg-ID. Sie tragen die ID der Behörde ein, an die die Rechnung geht.[1][3]

Für Rechnungen an den Bund schreibt die E-Rechnungsverordnung die Leitweg-ID ausdrücklich vor. Dazu kommen Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers.[4] Ausgenommen von der elektronischen Form sind Direktaufträge bis 1.000 Euro.[5]

Wo bekommen Sie die Leitweg-ID?

Vom Auftraggeber selbst. Die Leitweg-ID eines Rechnungsempfängers wird in der Regel im konkreten Auftrag an den Rechnungssteller übermittelt.[1] Schauen Sie also zuerst in:

• den Auftrag, die Bestellung oder den Vertrag,
• die Vergabeunterlagen oder das Zuschlagsschreiben,
• die E-Mail-Signatur oder Rechnungshinweise der Behörde.

Steht die ID dort nicht, fragen Sie bei Ihrem Ansprechpartner oder der Rechnungsstelle der Behörde nach. Raten Sie die ID nicht und übernehmen Sie sie nicht von einer anderen Dienststelle. Eine Behörde kann mehrere Leitweg-IDs haben, etwa je Abteilung. Das erlaubt die Feinadressierung im Aufbau.[1]

Fürs Gericht gilt das ebenso: Auch Gerichte und Justizverwaltungen sind öffentliche Auftraggeber. Wenn Sie als Sachverständiger oder Dolmetscher nach JVEG abrechnen, fragen Sie die anweisende Stelle, ob und wie sie E-Rechnungen annimmt. Die Regeln der Länder unterscheiden sich, eine Übersicht führt die KoSIT in ihrer Ländersynopse.[6]

Wie ist die Leitweg-ID aufgebaut?

Die Leitweg-ID besteht aus drei Teilen, getrennt durch Bindestriche.[1]

Insgesamt ist eine Leitweg-ID zwischen 5 und 46 Zeichen lang, Bindestriche mitgezählt.[1]

Grobadressierung

Die ersten zwei Ziffern nennen das Bundesland oder den Bund. Danach können Regierungsbezirk, Landkreis und Gemeinde folgen. Diese Teile stammen aus dem amtlichen Regionalschlüssel.[1]

Kennzahlen laut Formatspezifikation der Leitweg-ID, Version 2.0.2.[1]

Feinadressierung

Die Feinadressierung ist frei gestaltbar. Bund und Länder legen selbst fest, wie sie sie nutzen. Erlaubt sind Buchstaben A bis Z und Ziffern, Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. Die KoSIT empfiehlt, die Feinadressierung mit einem Buchstaben zu beginnen.[1]

Prüfziffer

Die letzten zwei Ziffern sind eine Prüfziffer. Sie wird nach dem Verfahren Modulo 97-10 berechnet, das auch bei der IBAN verwendet wird.[1] So fallen Tippfehler auf, bevor die Rechnung abgelehnt wird.

Leitweg-ID Beispiel mit Prüfziffer

Die Spezifikation rechnet ein Beispiel vor. Es ist keine echte Behörde.[1]

1. Ausgangswert ohne Prüfziffer: 04011000-1234512345
2. Grob- und Feinadressierung ohne Bindestrich aneinanderhängen: 040110001234512345
3. Zwei Nullen anhängen: 04011000123451234500
4. Rest bei Division durch 97 bilden: Rest 92
5. Von 98 abziehen: 98 minus 92 ergibt 06

Die fertige Leitweg-ID lautet 04011000-1234512345-06. Zur Probe teilen Sie die Zahl ohne Bindestriche durch 97. Bleibt der Rest 1, ist die ID gültig.[1]

Enthält die Feinadressierung Buchstaben, ersetzen Sie jeden Buchstaben durch eine Zahl: A wird 10, B wird 11 und so weiter bis Z gleich 35.[1] Ein erfundenes Beispiel: Aus 991-AB123 wird die Zahlenfolge 9911011123. Mit angehängten Nullen ergibt sich der Rest 20, die Prüfziffer ist also 78. Die ID lautet 991-AB123-78.

Leitweg-ID und BT-10 (Buyer reference)

Die Norm EN 16931 kennt das Feld BT-10 „Buyer reference“. Es ist ein Bezeichner, den der Käufer vergibt und für interne Zwecke nutzt.[2] Bei Behörden steht dort die Leitweg-ID. In einer XRechnung ist BT-10 immer Pflicht, das legt die Regel BR-DE-15 fest.[2]

Was tragen Sie bei Firmenkunden ein, wenn Sie trotzdem XRechnung nutzen? Dann können Sie eine Referenz des Kunden verwenden, etwa Ihre Lieferantennummer.[2][3] Gibt der Kunde nichts vor, reicht umsatzsteuerlich ein Platzhalter wie „-“.[3] Ein fehlendes BT-10 ist umsatzsteuerlich unbeachtlich.[7] Für Behörden gilt das nicht: Ohne richtige Leitweg-ID findet das Portal den Empfänger nicht.

Leitweg-ID und Peppol-ID

Viele Behörden empfangen Rechnungen auch über das Netzwerk Peppol. Das Schema der Leitweg-ID kann dort als Peppol-ID dienen, im internationalen Verzeichnis hat es die Kennung 0204. Die Peppol-ID muss aber nicht mit der Leitweg-ID übereinstimmen.[1] Die Behörde teilt Ihnen mit, welche sie nutzt.

Was sonst in eine Rechnung an den Bund gehört

Die Leitweg-ID allein reicht nicht. Nach der E-Rechnungsverordnung muss eine elektronische Rechnung an den Bund neben den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben mindestens enthalten:[4]

• die Leitweg-ID,
• Ihre Bankverbindung,
• die Zahlungsbedingungen,
• eine E-Mail-Adresse oder De-Mail-Adresse von Ihnen.

Hat Ihnen die Behörde bei der Beauftragung eine Lieferantennummer oder eine Bestellnummer genannt, gehören auch diese in die Rechnung.[4] Als Format ist grundsätzlich XRechnung zu verwenden, ein anderer Standard nach der europäischen Norm ist erlaubt.[5] Versendet wird über ein Verwaltungsportal des Bundes. Dafür registrieren Sie sich vorher mit einem Nutzerkonto.[5]

Leitweg-ID beim Kunden hinterlegen

Speichern Sie die Leitweg-ID dort, wo Ihre Kundendaten liegen, und zwar je Behörde oder Dienststelle. Bekommen Sie einen neuen Auftrag, gleichen Sie die ID mit dem Auftrag ab. So landet die nächste Rechnung nicht bei der falschen Stelle.

Häufige Fehler mit der Leitweg-ID

• ID nur im Freitext. Die Leitweg-ID muss im Feld BT-10 stehen, nicht nur im Anschreiben oder im PDF.[2]
• Tippfehler. Prüfen Sie die Prüfziffer vor dem Versand. Viele Programme machen das automatisch.
• Falsche Dienststelle. Nutzen Sie die ID aus dem aktuellen Auftrag, nicht die aus einem alten Projekt.
• Falsches Format. Ein Portal des Bundes prüft Rechnungen automatisch und lehnt formal fehlerhafte Rechnungen ab.[5] Ein normales PDF zählt dort nicht.

Mehr zu den Formaten lesen Sie im Ratgeber ZUGFeRD oder XRechnung. Die Pflichtangaben einer E-Rechnung stehen im Ratgeber E-Rechnung erstellen.