ZUGFeRD oder XRechnung: Unterschiede, Profile und Prüfung

Der Unterschied in einem Satz

XRechnung ist nur ein Datensatz für Maschinen. ZUGFeRD ist ein Datensatz für Maschinen und zugleich ein PDF für Menschen, beides in einer Datei.[4][5]

Quellen: KoSIT[3], FeRD[4][5], XRechnung-Spezifikation[7].

Was ist XRechnung?

XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Er setzt die EU-Richtlinie 2014/55/EU um und wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) betreut.[3] Eine XRechnung ist ein XML-Datensatz. Sie dürfen dafür eine der beiden Syntaxen UBL oder CII wählen. Empfänger müssen beide verarbeiten können.[7]

In Kraft ist die Version 3.0. Weil es im Sommer 2026 kein neues normatives Release gab, bleibt sie bis mindestens 31. Juli 2027 gültig. Eine Vorversion von XRechnung 4.0 erschien im September 2026, die finale Fassung erwartet die KoSIT im Frühjahr 2027.[3]

XRechnung ist eine nationale Ausprägung der Norm EN 16931 (eine sogenannte CIUS) und verschärft einige Regeln. So verlangt sie zum Beispiel immer die Käuferreferenz in Feld BT-10 und Kontaktdaten des Verkäufers mit Telefon und E-Mail.[7] Bei Behörden steht in BT-10 die Leitweg-ID.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein hybrides Format. Es besteht aus einer PDF/A-3-Datei zum Ansehen und einer eingebetteten XML-Datei für die Maschine.[5] Entwickelt wird es vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) zusammen mit einem französischen Partner. Seit Version 2.0 sind ZUGFeRD und das französische Factur-X deckungsgleich.[5] Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.5.2 vom 4. August 2026.[4]

Wichtig seit 2025: Bei einem hybriden Format ist die XML-Datei die eigentliche Rechnung. Weichen PDF und XML voneinander ab, gilt das XML.[1][2] Ihre Software muss also dafür sorgen, dass beide Teile denselben Inhalt haben.

Welche ZUGFeRD-Profile gelten als E-Rechnung?

Ein Profil legt fest, wie viele Daten im XML-Teil stehen. ZUGFeRD kennt fünf Datenprofile und zusätzlich ein Referenzprofil XRECHNUNG.[5] Nach Auffassung des BMF erfüllt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Anforderungen, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.[1][2]

Einstufung nach BMF[1] und FeRD[5]. Die Inhaltsbeschreibung ist vereinfacht.

Für die meisten Kanzleien und Freiberufler ist das Profil EN 16931 die sichere Wahl. Es deckt alle Pflichtangaben ab und entspricht der Norm vollständig.

Was bedeutet EN 16931?

EN 16931 ist die europäische Norm für elektronische Rechnungen. Teil 1 beschreibt das Datenmodell und die Geschäftsregeln. Teil 2 legt die zwei erlaubten Syntaxen fest, UBL und CII.[3] Jedes Feld im Datenmodell hat eine Nummer, etwa BT-1 für die Rechnungsnummer oder BT-10 für die Käuferreferenz.[7]

Geschäftsregeln prüfen, ob die Angaben zusammenpassen. Eine Regel prüft zum Beispiel, ob der Steuerbetrag zum Steuersatz passt. Das Gesetz verlangt ein Format nach dieser Norm oder ein vereinbartes Format, das sich verlustfrei in die Norm übertragen lässt.[6]

Wann nehmen Sie welches Format?

Rechnungen an Firmen und Selbständige

Beide Formate sind erlaubt.[1] ZUGFeRD ist praktisch, weil auch ein Kunde ohne E-Rechnungs-Software das PDF öffnen kann. Wenn ein Kunde ausdrücklich XRechnung wünscht, schicken Sie XRechnung. Den Übermittlungsweg vereinbaren Sie mit dem Kunden, E-Mail ist erlaubt.[1]

Rechnungen an Behörden

Beim Bund ist grundsätzlich XRechnung zu verwenden. Ein anderer Standard ist erlaubt, wenn er der europäischen Norm entspricht.[8] Die Rechnung geht über ein Verwaltungsportal, für das Sie sich registrieren müssen.[8] Länder und Kommunen haben eigene Regeln.[3] Fragen Sie deshalb beim Auftraggeber nach, welches Format sein Portal annimmt. Mit XRechnung und Leitweg-ID liegen Sie fast immer richtig.

Rechnungen an Privatkunden

Hier gibt es keine Pflicht.[1] Ein ZUGFeRD-PDF schadet aber nicht, denn es sieht für den Kunden aus wie eine normale PDF-Rechnung.

Drei häufige Missverständnisse

„Ein PDF mit QR-Code ist eine E-Rechnung.“

Nein. Ein QR-Code für die Überweisung macht ein PDF nicht zu einem strukturierten Datensatz. Entscheidend ist, dass die Rechnungsdaten nach EN 16931 maschinenlesbar vorliegen.[6] Ein einfaches PDF bleibt eine sonstige Rechnung.[1]

„Jede ZUGFeRD-Version ist erlaubt.“

Nein. Das BMF nennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1.[1] Ältere Dateien nach ZUGFeRD 1.0 und die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen nicht. Prüfen Sie im Zweifel, welche Version und welches Profil Ihre Software schreibt.

„Der Kunde muss der E-Rechnung zustimmen.“

Nein. Eine Zustimmung brauchen Sie nur für sonstige Rechnungen in einem elektronischen Format, zum Beispiel ein einfaches PDF.[6] Eine E-Rechnung dürfen Sie immer ohne Zustimmung des Empfängers schicken.[2] Welches der erlaubten Formate Sie wählen, entscheiden Sie als Aussteller. Mit dem Kunden können Sie aber ein bestimmtes Format vereinbaren.[6]

Wie prüfen Sie eine E-Rechnung?

Eine Validierung prüft, ob die Datei dem Format entspricht und die Geschäftsregeln einhält. Sie ist keine Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Das BMF empfiehlt aber, schon beim Erstellen und Versenden zu prüfen.[1] Eine bestimmte Software empfiehlt das BMF nicht.[1]

• KoSIT-Validator: Das offizielle Prüfwerkzeug für XRechnung. Es ist quelloffen unter der Apache-Lizenz 2.0 und läuft als eigenständiges Programm auf Ihrem Rechner.[9] Die Prüfregeln für XRechnung kommen als eigene Konfiguration, zuletzt in der Fassung vom 31. August 2026.[10]
• Mustang: Eine quelloffene Java-Bibliothek mit Befehlszeile. Sie liest, schreibt und prüft ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung in CII-Syntax.[11]
• ELSTER E-Rechnungs-Viewer: Zeigt XRechnung und ZUGFeRD lesbar an. Er dient zum Ansehen, nicht zum Prüfen.[1]

Das Ergebnis unterscheidet zwei Fehlerarten. Formatfehler machen die Datei zur sonstigen Rechnung. Geschäftsregelfehler sind nur dann ein Problem, wenn sie eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe betreffen.[2] Der Validator findet aber nicht alles. Ein falscher Steuersatz kann formal korrekt aussehen.[2] Das BMF rät, den Prüfbericht aufzubewahren.[2]

Wie Sie eine E-Rechnung Schritt für Schritt erstellen, steht im Ratgeber E-Rechnung erstellen. Ab wann die Pflicht für Sie gilt, erklärt der Ratgeber E-Rechnung-Pflicht 2027 und 2028.