Kleinunternehmer-Rechnung nach § 19 UStG: Hinweistext, Grenzen und Muster

Seit dem 1. Januar 2025 sind die Umsätze von Kleinunternehmern steuerfrei.[1] Damit hat sich auch die Rechnung geändert: § 34a UStDV legt eigene, kürzere Pflichtangaben fest.[2] Dieser Ratgeber erklärt die Grenzen, die Angaben auf der Rechnung, den richtigen Hinweistext und was für die E-Rechnung gilt. Am Ende finden Sie ein Muster.

Wenn Sie nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen, gelten die vollen Pflichtangaben. Die erklärt der Ratgeber Rechnung als Freiberufler.

Wer ist 2026 Kleinunternehmer?

Nach § 19 Abs. 1 UStG sind Ihre Umsätze steuerfrei, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet.[1] Für 2026 heißt das:

Umsatz 2025	Umsatz 2026	Folge für 2026
höchstens 25.000 €	bis 100.000 €	Kleinunternehmer, steuerfreie Umsätze
höchstens 25.000 €	über 100.000 €	Ab dem Umsatz, mit dem Sie die Grenze überschreiten, gilt die Regelbesteuerung
über 25.000 €	egal	Kein Kleinunternehmer, auch wenn 2026 weniger als 25.000 € zusammenkommen
Gründung im Jahr 2026	bis 25.000 €	Kleinunternehmer. Im ersten Jahr gilt die Grenze von 25.000 €, nicht 100.000 €

Die Regeln für die zweite und vierte Zeile stammen aus dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass.[3] Wichtig ist der harte Wechsel: Schon der Umsatz, mit dem Sie im laufenden Jahr über 100.000 Euro kommen, ist nicht mehr steuerfrei. Das BMF rechnet ein Beispiel vor. Jemand hat im Vorjahr 20.000 Euro umgesetzt und im laufenden Jahr bisher 80.000 Euro. Ein neuer Auftrag über 40.000 Euro wird sofort bezahlt. Dieser ganze Auftrag unterliegt bereits der Regelbesteuerung, mit Folgen für Rechnung, Vorsteuer und Voranmeldungen.[3]

Der Gesamtumsatz wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet. Bestimmte steuerfreie Umsätze und Verkäufe von Anlagevermögen zählen nicht mit.[1]

Welche Angaben muss eine Kleinunternehmer-Rechnung enthalten?

§ 34a UStDV nennt sechs Mindestangaben.[2]

Nr.	Angabe
1	Vollständiger Name und vollständige Anschrift von Ihnen und vom Kunden
2	Ihre Steuernummer, Ihre USt-IdNr. oder Ihre Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
3	Ausstellungsdatum
4	Menge und Art der Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung
5	Das Entgelt in einer Summe mit einem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt
6	Das Wort „Gutschrift“, wenn der Kunde die Rechnung für Sie ausstellt

Was nicht in der Liste steht:

• Rechnungsnummer. Rechnungen von Kleinunternehmern müssen keine fortlaufende Nummer enthalten.[5] Wir empfehlen trotzdem eine. Ohne Nummer ordnen Sie Zahlungen schwer zu, und viele Kunden verlangen sie für ihre eigene Buchhaltung.
• Leistungsdatum. § 34a UStDV verlangt es nicht. Geben Sie es trotzdem an, am einfachsten als Monat oder Zeitraum. Dann sieht der Kunde, wofür er zahlt, und Sie haben einen sauberen Nachweis für das Jahr, in dem der Umsatz angefallen ist.
• Umsatzsteuer. Sie weisen keine Umsatzsteuer aus. Der Rechnungsbetrag ist ein einziger Betrag.

Für Kleinbeträge bis 250 Euro gilt § 33 UStDV weiter.[2][6] Auch dann muss der Hinweis auf die Steuerbefreiung auf die Rechnung.[3]

Welcher Hinweistext gehört auf die Rechnung?

Die Rechnung muss darauf hinweisen, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt.[2] Eine umgangssprachliche Angabe reicht laut BMF, wenn sie die Steuerfreiheit für Kleinunternehmer eindeutig bezeichnet. Als Beispiel nennt das BMF „steuerfreier Kleinunternehmer“.[3]

Diese Formulierungen erfüllen die Anforderung:

• „Steuerfreie Leistung nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung).“
• „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.“
• „Steuerfreier Kleinunternehmer nach § 19 UStG.“

Viele Vorlagen nutzen noch den alten Satz „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Er stammt aus der Zeit, als die Steuer bei Kleinunternehmern nur nicht erhoben wurde. Seit 2025 sind die Umsätze steuerfrei, und das BMF hat den Anwendungserlass entsprechend umgestellt.[3] Ob der alte Satz noch reicht, hat das BMF nicht ausdrücklich gesagt. Mit einer der neuen Formulierungen sind Sie auf der sicheren Seite.

Was passiert, wenn ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweise?

Dann schulden Sie den ausgewiesenen Betrag in der Regel dem Finanzamt, auch wenn Ihre Leistung eigentlich steuerfrei ist. Seit 2025 gilt dafür § 14c Abs. 1 UStG, der unrichtige Steuerausweis. Eine Ausnahme macht das BMF: Wer die Leistung tatsächlich erbringt und die Rechnung mit Steuerausweis an einen Endverbraucher stellt, schuldet die Steuer nicht.[3] Haben Sie einem Geschäftskunden versehentlich Umsatzsteuer berechnet, berichtigen Sie die Rechnung. Sprechen Sie dazu am besten mit Ihrer Steuerberatung.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Nein. Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden, also auf Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, als PDF.[2][4] Die Zustimmung braucht keine besondere Form und kann auch stillschweigend erfolgen, etwa wenn der Kunde Ihre PDF-Rechnungen ohne Widerspruch bezahlt.[4] Eine echte E-Rechnung, etwa im Format ZUGFeRD oder XRechnung, dürfen Sie jederzeit auch ohne Zustimmung schicken.[4]

Empfangen müssen Sie E-Rechnungen trotzdem. Das gilt seit 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmer, auch für Kleinunternehmer.[4] Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.[7]

Frage	Kleinunternehmer
E-Rechnung empfangen	Pflicht seit 2025
E-Rechnung ausstellen	Erlaubt, aber nicht Pflicht
Papierrechnung	Immer erlaubt
PDF-Rechnung	Erlaubt mit Zustimmung des Kunden, formlos

Kann ich auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?

Ja. Sie erklären den Verzicht gegenüber dem Finanzamt, spätestens bis Ende Februar des zweiten Jahres nach dem betroffenen Jahr. Der Verzicht bindet Sie mindestens fünf Kalenderjahre.[1] Das lohnt sich vor allem, wenn Sie viel investieren und die Vorsteuer zurückholen wollen, oder wenn Ihre Kunden fast nur Unternehmer sind, die sich die Umsatzsteuer erstatten lassen. Dann schreiben Sie Rechnungen mit allen Angaben nach § 14 UStG.

Muster: Rechnung eines Kleinunternehmers

So kann eine Rechnung nach § 34a UStDV aussehen. Rechnungsnummer und Leistungszeitraum sind freiwillig, aber empfohlen. Namen und Zahlen sind ausgedacht.

Mit einem QR-Code können Ihre Kunden die Rechnung direkt in der Banking-App bezahlen. Wie das geht, steht im Ratgeber GiroCode auf der Rechnung. Wie Sie als Kleinunternehmer Ihren Preis kalkulieren, zeigt der Ratgeber Stundensatz berechnen.

Checkliste für Kleinunternehmer

• Umsatz des Vorjahres höchstens 25.000 €, im laufenden Jahr unter 100.000 € behalten
• Name und Anschrift von Ihnen und vom Kunden vollständig
• Steuernummer oder USt-IdNr. angegeben
• Leistung konkret beschrieben
• Ein Rechnungsbetrag, keine Umsatzsteuer
• Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG
• Empfohlen: Rechnungsnummer und Leistungszeitraum
• Postfach für eingehende E-Rechnungen eingerichtet