Rechnung schreiben als Freiberufler: Pflichtangaben, Nummer und Muster

Die kurze Antwort: Auf jede Rechnung gehören Ihr Name und Ihre Anschrift, Name und Anschrift des Kunden, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., das Rechnungsdatum, eine einmalige Rechnungsnummer, die Leistung, der Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung, das Nettoentgelt, der Steuersatz und der Steuerbetrag.[1] Ob Sie Freiberufler im Sinne des Einkommensteuerrechts sind oder Gewerbetreibender, spielt dafür keine Rolle. Für die Umsatzsteuer ist Unternehmer, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt.[10]

Dieser Ratgeber geht die Angaben einzeln durch, zeigt ein Muster und erklärt, was für kleine Beträge, für die E-Rechnung und für die Aufbewahrung gilt. Wenn Sie Kleinunternehmer sind, lesen Sie zusätzlich den Ratgeber Kleinunternehmer-Rechnung. Dort gelten weniger Pflichtangaben.

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung als Freiberufler enthalten?

§ 14 Abs. 4 Satz 1 UStG zählt die Angaben auf.[1] Für die meisten Freiberufler sind die Nummern 1 bis 8 wichtig. Nummer 9 betrifft Leistungen an einem Grundstück für Privatkunden, Nummer 10 die Gutschrift, also eine Rechnung, die der Kunde selbst ausstellt.

Nr.	Angabe	Worauf Sie achten
1	Name und Anschrift von Ihnen und vom Kunden	Vollständig, also mit Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort.
2	Steuernummer oder USt-IdNr.	Eine von beiden genügt. Die USt-IdNr. schützt Ihre Steuernummer besser vor fremden Blicken.
3	Ausstellungsdatum	Der Tag, an dem Sie die Rechnung ausstellen.
4	Rechnungsnummer	Fortlaufend und nur einmal vergeben. Mehr dazu unten.
5	Umfang und Art der Leistung	Konkret, zum Beispiel „Konzeption und Texte Website, 14 Stunden“. „Beratung“ allein ist zu ungenau.
6	Zeitpunkt der Leistung	Datum, Monat oder Zeitraum. Auch dann, wenn er dem Rechnungsdatum entspricht.
7	Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt	Der Nettobetrag, getrennt nach Steuersätzen. Vorab vereinbarte Rabatte oder Skonti gehören dazu.
8	Steuersatz und Steuerbetrag	Meist 19 Prozent.[11] Bei einer Steuerbefreiung statt dessen ein Hinweis auf die Befreiung.
9	Hinweis auf Aufbewahrungspflicht des Kunden	Nur bei bestimmten Leistungen an einem Grundstück für Privatkunden.
10	Wort „Gutschrift“	Nur wenn der Kunde die Rechnung für Sie ausstellt.

Eine Rechnung darf aus mehreren Dokumenten bestehen. Dann muss eines davon Entgelt und Steuerbetrag zusammengefasst nennen und auf die anderen Dokumente verweisen, etwa auf einen Stundennachweis.[3] Bei einer E-Rechnung ist das enger: Die Leistungsbeschreibung muss in der E-Rechnung selbst stehen. Nur bei einer sonstigen Rechnung, also Papier oder einfachem PDF, darf sie sich aus einem Lieferschein ergeben.[7]

Müssen Freiberufler überhaupt eine Rechnung schreiben?

Ein Recht auf eine Rechnung haben Sie immer. Eine Pflicht besteht nach § 14 Abs. 2 UStG in drei Fällen, jeweils innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung:[1]

• bei Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen,
• bei Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind, etwa einen Verein,
• bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, auch an Privatkunden.

Für Leistungen an Privatkunden ohne Grundstücksbezug gibt es also keine umsatzsteuerliche Rechnungspflicht. In der Praxis schreiben Sie trotzdem eine Rechnung, weil Sie sie für Ihre Buchhaltung und für den Zahlungseingang brauchen.

Wie vergebe ich die Rechnungsnummer richtig?

Die Rechnungsnummer soll sicherstellen, dass jede Rechnung einmalig ist. Laut Umsatzsteuer-Anwendungserlass gilt:[7]

• Sie dürfen eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen verwenden, auch gemischt.
• Eine lückenlose Folge ist nicht zwingend.
• Sie dürfen mehrere Nummernkreise anlegen, zum Beispiel je Jahr, je Monat oder je Standort. Jede Rechnung muss sich aber eindeutig einem Kreis zuordnen lassen.
• Keine Nummer darf zweimal vorkommen.

Bewährte Formate sind 2026-001, RE-2026-10-004 oder ein Kürzel je Person wie MB-2026-017. Vermeiden Sie Nummern, die Sie später nicht fortsetzen können, etwa nur das Datum, wenn Sie an einem Tag zwei Rechnungen schreiben.

Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen von Kleinunternehmern brauchen keine fortlaufende Nummer.[7] Sinnvoll ist sie trotzdem, weil Sie Zahlungen sonst schwer zuordnen.

Leistungsdatum oder Leistungszeitraum: was muss auf die Rechnung?

Den Zeitpunkt der Leistung müssen Sie auch dann angeben, wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Bei einer sonstigen Rechnung genügt dann ein Satz wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“. In einer E-Rechnung muss die Angabe im strukturierten Datenfeld stehen.[7]

Für Freiberufler mit laufenden Aufträgen sind zwei Erleichterungen wichtig:

• Kalendermonat: Statt eines Tages dürfen Sie den Monat angeben, in dem Sie die Leistung erbracht haben, etwa „Leistungszeitraum: September 2026“.[3]
• Zeitraum: Erstreckt sich die Leistung über mehrere Monate, reicht die Angabe des ganzen Zeitraums, zum Beispiel „01.07.2026 bis 30.09.2026“. Eine Angabe wie „bis heute“ ohne Beginn genügt nicht.[7]

Was gilt für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro?

Übersteigt der Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer 250 Euro nicht, reichen nach § 33 UStDV vier Angaben:[2]

1. Ihr vollständiger Name und Ihre vollständige Anschrift,
2. das Ausstellungsdatum,
3. Menge und Art der Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung,
4. das Entgelt und der Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz, bei einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf.

Name und Anschrift des Kunden, Ihre Steuernummer und eine Rechnungsnummer sind dann nicht nötig. Die Erleichterung gilt nicht für Leistungen, bei denen der Kunde die Steuer schuldet (§ 13b UStG), und nicht für bestimmte Lieferungen in andere EU-Staaten.[2] Kleinbetragsrechnungen dürfen auch künftig immer als Papier oder PDF verschickt werden, nicht nur als E-Rechnung.[2][8] Maßgeblich ist der Gesamtbetrag der Rechnung. Fassen Sie mehrere kleine Leistungen zu einer Rechnung über 250 Euro zusammen, gelten die vollen Regeln.[8]

Muss meine Rechnung eine E-Rechnung sein?

Bei Leistungen an andere Unternehmer im Inland ja, mit Übergangsfristen. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.[1] Ein normales PDF ist keine E-Rechnung. Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllen die Anforderungen, beim ZUGFeRD-Format mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL.[8]

Zeitraum	Was Sie bei Rechnungen an Unternehmer im Inland dürfen
Seit 1. Januar 2025	Sie müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür.[6]
Bis 31. Dezember 2026	Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, ein anderes elektronisches Format wie PDF ist noch erlaubt.[9]
Bis 31. Dezember 2027	Gilt weiter, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug.[9]
Ab 1. Januar 2028	E-Rechnung für alle, außer Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen von Kleinunternehmern.[8]

Rechnungen an Privatkunden sind von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen.[1]

Muster: Rechnung eines Freiberuflers

So kann eine vollständige Rechnung aussehen. Namen und Zahlen sind ausgedacht.

Ein Zahlungsziel ist keine Pflichtangabe nach § 14 UStG. Es hilft aber. Ohne Vereinbarung kommt ein Kunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Bei Privatkunden gilt das nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist.[12] Einen QR-Code für die Überweisung erklärt der Ratgeber GiroCode auf der Rechnung. Wenn Sie nach Stunden abrechnen, finden Sie Details im Ratgeber Abrechnung nach Zeitaufwand.

Was tun, wenn in der Rechnung ein Fehler steckt?

Eine Rechnung kann berichtigt werden, wenn Angaben fehlen oder falsch sind. Dazu schicken Sie ein Dokument, das sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht und nur die fehlenden oder falschen Angaben enthält. Es gelten dieselben Anforderungen an Form und Inhalt wie für die Rechnung.[3] In der Praxis stornieren viele die alte Rechnung mit einer Gegenrechnung und stellen eine neue mit neuer Nummer aus. So bleibt die Nummernfolge nachvollziehbar.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Acht Jahre. Das gilt für die Doppel Ihrer Ausgangsrechnungen und für alle Rechnungen, die Sie erhalten.[4] Die Abgabenordnung nennt für Buchungsbelege ebenfalls acht Jahre.[5] Bis Ende 2024 waren es zehn Jahre, seit 2025 gilt die kürzere Frist.[6]

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.[4] Eine Rechnung vom 8. Oktober 2026 dürfen Sie also frühestens nach dem 31. Dezember 2034 vernichten. Sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine Steuer wichtig sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.[5]

Über die ganze Zeit müssen Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit gesichert sein.[4] Bewahren Sie eine Rechnung grundsätzlich in dem Format auf, in dem Sie sie erhalten haben. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unverändert erhalten bleiben.[8]

Checkliste vor dem Versand

• Name und Anschrift von Ihnen und vom Kunden vollständig
• Steuernummer oder USt-IdNr. angegeben
• Rechnungsnummer neu und nur einmal vergeben
• Leistung konkret beschrieben, mit Menge oder Stunden
• Leistungsdatum, Monat oder Zeitraum angegeben
• Netto, Steuersatz, Steuerbetrag und Brutto richtig gerechnet
• Bei Steuerbefreiung oder Kleinunternehmerregelung: Hinweis auf die Befreiung
• Bei Kunden, die Unternehmer im Inland sind: Format für die E-Rechnung geprüft
• Kopie gesichert, für acht Jahre