Stundensatz berechnen als Freelancer: Formel, produktive Stunden und Beispiel

Viele Selbständige setzen ihren Satz nach Gefühl oder nach dem, was andere verlangen. Das geht oft schief, weil zwei Größen unterschätzt werden: die Kosten, die ein Angestellter nie sieht, und die Stunden, die sich nicht abrechnen lassen. Dieser Ratgeber zeigt die Formel, rechnet ein Beispiel durch und vergleicht das Ergebnis mit dem Marktdurchschnitt.

Wichtig vorab: Die Zahlen im Beispiel sind Annahmen, keine Durchschnittswerte. Setzen Sie Ihre eigenen ein. Belegte Durchschnittswerte kennzeichnen wir mit Quelle.

Wie berechne ich meinen Stundensatz?

Oben steht alles, was Ihr Geschäft im Jahr einbringen muss. Unten stehen nur die Stunden, die Sie einem Kunden in Rechnung stellen können. Nicht die Stunden, die Sie arbeiten. Der Unterschied zwischen beiden ist der häufigste Grund für zu niedrige Sätze.

Schritt 1: Was muss Ihr Geschäft im Jahr einbringen?

Sammeln Sie die Jahresbeträge in fünf Gruppen:

• Privatbedarf: was Sie zum Leben brauchen, also Miete, Essen, Mobilität, Freizeit. Netto, nach Steuern und Vorsorge.
• Vorsorge: Kranken- und Pflegeversicherung, Altersvorsorge, gegebenenfalls Berufsunfähigkeit. Als Selbständiger zahlen Sie diese Beiträge allein.
• Steuern: Einkommensteuer und gegebenenfalls Gewerbesteuer. Die Höhe hängt von Ihrem Gewinn und Ihrer Lage ab. Fragen Sie im Zweifel Ihre Steuerberatung nach einem realistischen Betrag.
• Betriebskosten: Hardware, Software, Büro oder Arbeitszimmer, Versicherungen, Weiterbildung, Steuerberatung, Telefon, Fahrten.
• Rücklage: ein Puffer für Zahlungsausfälle, ruhige Monate und Ersatzanschaffungen.

Die Umsatzsteuer gehört nicht in die Rechnung. Sie schlagen sie auf Ihren Nettosatz auf und führen sie ans Finanzamt ab. Der allgemeine Steuersatz beträgt 19 Prozent.[4]

Schritt 2: Wie viele Stunden können Sie wirklich abrechnen?

Beginnen Sie mit den Werktagen. 2026 hat 261 Tage von Montag bis Freitag. Davon ziehen Sie ab, was nicht gearbeitet wird:

Von diesen Stunden ist nur ein Teil abrechenbar. Akquise, Angebote, Rechnungen, Buchhaltung, Fortbildung und E-Mails bezahlt Ihnen niemand direkt. Dazu kommen Lücken zwischen zwei Aufträgen.

Was belegt ist: In der Umfrage Freelancer-Kompass 2026 von freelancermap entfielen im Durchschnitt 12 Prozent der Arbeitszeit auf nicht abrechenbare Stunden.[1] Gleichzeitig gaben 24 Prozent der Befragten an, im vergangenen Jahr an weniger als 50 Tagen mit Projekten ausgelastet gewesen zu sein.[2] Leerlauf ist also für viele das größere Problem als Verwaltung.

Im Beispiel rechnen wir deshalb vorsichtig mit 70 Prozent abrechenbarer Zeit: 1.656 Stunden mal 0,7 ergibt rund 1.160 abrechenbare Stunden im Jahr. Wer feste Langzeitkunden hat, kommt höher. Wer gerade startet, oft deutlich niedriger.

Beispielrechnung: Stundensatz für einen Freelancer

Alle Beträge sind Annahmen für ein Jahr. Sie sollen den Rechenweg zeigen, nicht Ihre Kosten vorgeben.

73.800 Euro geteilt durch 1.160 Stunden ergibt 63,62 Euro. Gerundet sind das 64 Euro netto je Stunde. Mit 19 Prozent Umsatzsteuer stehen 76,16 Euro auf der Rechnung.

Wie stark die Zahl der Stunden wirkt, zeigt diese Tabelle mit derselben Summe von 73.800 Euro:

Wer nur 800 statt 1.160 Stunden verkauft, braucht fast 30 Euro mehr je Stunde, um auf dasselbe Ergebnis zu kommen.

Wie rechne ich den Stundensatz in einen Tagessatz um?

Multiplizieren Sie den Stundensatz mit den Stunden, die ein Tag in Ihrer Vereinbarung hat. Bei 8 Stunden und 64 Euro sind das 512 Euro netto. Legen Sie im Vertrag fest, wie viele Stunden ein Tag umfasst und wie Sie halbe oder längere Tage abrechnen. Sonst wird aus einem Tag mit 10 Stunden schnell ein Streit. Mehr dazu im Ratgeber Abrechnung nach Zeitaufwand.

Was verlangen Freelancer im Durchschnitt?

Laut Freelancer-Kompass 2026 liegt der durchschnittliche Stundensatz im deutschsprachigen Raum bei 103 Euro, nach 104 Euro im Vorjahr.[1][2] Am Teil zum Einkommen nahmen 1.310 Freelancer, Freiberufler und Selbständige teil.[1] Die durchschnittliche Wochenarbeitszeit stieg laut der Umfrage von 40 auf 42 Stunden.[2]

Zwei Einschränkungen: Die Zahl stammt aus einer Umfrage einer Projektbörse und ist nicht repräsentativ für alle Selbständigen. Und sie umfasst Deutschland, Österreich und die Schweiz. Nehmen Sie den Wert als Orientierung für Ihren Markt, nicht als Maßstab. Liegt Ihre Rechnung weit darunter, haben Sie vielleicht Spielraum nach oben. Liegt sie weit darüber, prüfen Sie Ihre Kosten und Ihre Stunden, oder ob Ihr Angebot spezialisiert genug ist.

Lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?

Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus. Voraussetzung ist ein Gesamtumsatz von höchstens 25.000 Euro im Vorjahr und höchstens 100.000 Euro im laufenden Jahr.[3] Rechnen Sie nach: Im Beispiel bringen 1.160 Stunden zu 64 Euro rund 74.000 Euro Umsatz. Das liegt weit über 25.000 Euro. Wer von seiner Selbständigkeit leben will, fällt deshalb oft schon im zweiten Jahr aus der Regelung. Bei Privatkunden zählt dann der Bruttopreis: Aus 64 Euro werden 76,16 Euro. Einzelheiten stehen im Ratgeber Kleinunternehmer-Rechnung.

Und wenn es eine Gebührenordnung gibt?

Steuerberater, Anwälte, Architekten, Ingenieure und Sachverständige rechnen teilweise nach eigenen Regeln ab: StBVV, RVG, HOAI oder JVEG. Dort setzen Gesetz oder Vereinbarung den Rahmen. Die eigene Kalkulation bleibt trotzdem sinnvoll, weil sie zeigt, ob ein Mandat sich lohnt. Für diese Berufe gibt es die Gebührenrechner und den Ratgeber Stundensatz für Steuerberater.

Checkliste: Stundensatz prüfen

• Alle fünf Kostengruppen als Jahresbetrag erfasst
• Urlaub, Krankheit, Feiertage und Weiterbildung abgezogen
• Nur abrechenbare Stunden im Nenner, mit Puffer für Leerlauf
• Umsatzsteuer getrennt aufgeschlagen, nicht eingerechnet
• Ergebnis mit dem Markt verglichen
• Nach drei bis sechs Monaten mit den echten Stunden nachgerechnet

Der letzte Punkt ist der wichtigste. Erst die tatsächlich erfassten Stunden zeigen, wie viel Ihrer Zeit Sie wirklich verkaufen.